Sakshåndteringssystem med timeføring, fakturering og kundeportal i Laravel og Livewire

I februar begynte jeg å bygge mitt eget sakshåndteringssystem. Grunnen var at ingen av verktøyene jeg hadde brukt, passet til måten jeg jobber på.

Hvorfor jeg bygde selv

Jeg hadde brukt alt fra enkle oppgavelister til fullverdige prosjektstyringsverktøy. De enkle manglet funksjoner jeg trengte. De store brukte jeg mer tid på enn på selve arbeidet.

Kravene var:

• Saksregistrering med så få felt som mulig
• Timeføring knyttet direkte til saker
• Faktureringsgrunnlag basert på registrerte timer
• Kundeportal der kunder kan følge sine egne saker
• E-postintegrasjon som oppretter saker automatisk
• Kanban-tavle

Verktøyene jeg hadde prøvd, dekket enten ikke alt dette, eller de kom med mye funksjonalitet jeg aldri ville bruke.

Teknologi

Laravel er rammeverket jeg kjenner best. Med Livewire trenger jeg ikke et separat frontend-rammeverk, og Tailwind CSS gjør at jeg skriver lite egen CSS. Med denne stabelen tar en ny interaktiv side under en time å lage.

Hva som ble bygget

Systemet ble bygget modul for modul. Jeg brukte det til å styre sin egen utvikling, og i utviklingsfasen ble det registrert rundt 186 saker i det. Det ga testing med ekte data fra første dag.

Modulene:

• Sakshåndtering med registrering, prioritering, kategorisering og status. Hver sak har historikk med kommentarer, statusendringer og tidsbruk.
• Timeføring med start/stopp-timer eller manuell registrering, knyttet til saker. Timer kan vises per kunde, prosjekt og periode.
• Fakturering som lager fakturagrunnlag fra registrerte timer og eksporterer til regnskapssystem.
• Kundeportal der kunder logger inn, oppretter saker, følger status og skriver direkte i saken.
• E-postintegrasjon: innkommende e-post blir en ny sak, eller en kommentar på en eksisterende sak.
• Kanban-tavle med dra-og-slipp, én kolonne per status og filter per kunde og prosjekt.

AI-integrasjon

Systemet bruker språkmodeller til å kategorisere innkommende saker, foreslå prioritet ut fra innholdet og lage sammendrag av lange sakstråder. Det tar bort administrasjon jeg ellers ville gjort for hånd.

Erfaringer

Når jeg bruker systemet selv hver dag, fikser jeg irritasjonsmomenter med en gang og fjerner funksjoner som viser seg unødvendige. Småting som hurtigtaster, fornuftige standardverdier og navigasjon mellom relaterte saker blir gjort, fordi jeg merker når de mangler.

• Jeg startet med bare saksregistrering og utvidet derfra. Behovene endret seg da jeg begynte å bruke systemet, så en fullstendig plan på forhånd ville ha vært feil.
• Kanban-tavlen og sanntidsoppdateringene var enkle å lage med Livewire.
• Siden jeg brukte systemet fra dag én, så jeg straks hva som virket og hva som ikke gjorde det.
• E-postintegrasjonen og AI-kategoriseringen tok tid å sette opp, men sparer minutter hver dag.

Videre planer

Systemet er i daglig bruk og utvikles videre. Neste steg er bedre rapportering, integrasjon mot flere eksterne tjenester og selvbetjening i kundeportalen.

Trenger du et forretningssystem bygget rundt din arbeidsflyt, ta kontakt.